Informaatiotulva aiheuttaa turhautumista ja heikentää suorituksia

Yksi suurimmista ongelmista nykypäivänä työpaikoilla on se, että työntekijät hukkuvat informaatiotulvaan. Työntekijöistä vain 40 % ymmärtää organisaationsa vision, tehtävän ja arvot.
HR-osastoilla käytetään erilaisia kyselyjä, konsultteja, palkkiojärjestelmiä ja muita työkaluja työntekijöiden sitoutumisen lisäämiseksi. Lienee tarpeetonta sanoakaan, että sitoutuneet työntekijät ovat uskollisempia ja tuottavampia työnantajaansa kohtaan. Kolmen vuoden tarkastelujaksolla niissä yrityksissä, joissa henkilöstön todettiin olevan erittäin hyvin sitoutunutta, yrityksen tulot kasvoivat 2,3 kertaa suuremmiksi kuin yrityksissä, joissa henkilöstön sitoutuminen oli keskiluokkaa.

“Mitä minulta odotetaan, ja mikä on työni merkitys organisaatiomme tavoitteiden saavuttamisessa?”

Me Sparkworkissa uskomme, että organisaatioissa voidaan parantaa henkilöstön sitoutumista selkeyttämällä työntekijöille se, mitä heiltä odotetaan, ja mikä on heidän työpanoksensa merkitys organisaation tavoitteiden saavuttamisessa.
“Mitä minulta odotetaan ja mikä on työni merkitys organisaation tavoitteisiin pääsemisessä?” Kun henkilöstölle asetetaan tämä kysymys, on vastauksen oltava yksiselitteinen. Edellytyksenä sille, että voidaan vastata henkilöstölle oikein ja saavuttaa tavoitteet, on panostaminen laadukkaaseen perehdytykseen, osaamisen parantamiseen, koulutukseen ja viestintään. Tässä artikkelissa keskitymme siihen, miten organisaatiot voivat parantaa sisäistä viestintäänsä.

Selkeä ja johdonmukainen viestintä kulkee käsi kädessä organisaation työkulttuurin kanssa

Uskomme, että sisäisen viestinnän tulee olla laadukasta, selkeää ja johdonmukaista. Lisäksi sen tulee olla sisällöltään tarkoituksenmukaista, sillä tarkoituksenmukaisella sisällöllä pystytään myös muokkaamaan ja ohjaamaan organisaatiossa vallitsevaa työkulttuuria. Tähän tarvitaan tietenkin oikeanlaiset työkalut. Paperinen kansio oli tarkoitukseen sopiva vielä muutama vuosikymmenen sitten, mutta nykyään sukupolvien väliset toimintatapaerot ovat suuremmat kuin koskaan, ja organisaatioiden on pystyttävä vastaamaan näihin haasteisiin. Varsinkin nuoremman sukupolven edustajat ovat tottuneet pikaviestintään eri medioissa, ja se on heille luonteva tapa toimia.

Tässä kahdeksan vinkkiämme huomioitavaksi, kun uudistetaan sisäistä viestintää

  1. Mobiilit työkalut: Älypuhelin on avannut valtavat mahdollisuudet organisaatioiden viestinnässä, sillä sen avulla voidaan sitouttaa ja kommunikoida työntekijöiden kanssa reaaliaikaisesti. Esim. kriisitilanteen sattuessa organisaatiossa voidaan tiedote asiasta lähettää suoraan työntekijöiden matkapuhelimeen ja saada reaaliaikainen kuittaus siitä, että asia on luettu ja ymmärretty.
  2. Kollegoiden välinen yhteistyö: Oppiminen ja tiedon jakaminen samassa asemassa toimivien kollegojen kanssa vahvistaa osaamista erinomaisen hyvin. Sisäisen viestintäjärjestelmän on mahdollistettava yhteistyö kollegoiden välillä toimipisteestä riippumatta.
  3. Sisällön tuottajiksi työntekijät: Kutsu luontaisesti aktiivisia ja osaavia työntekijöitä tuottamaan sisältöä. Samassa asemassa työskentelevän kollegan julkaisemaan sisältöön suhtaudutaan positiivisemmin, kuin ylemmältä taholta jaettuun sisältöön. Tämä parantaa sitoutumista.
  4. Virtuaaliset työyhteisöt yli toimipisterajojen: Kun työn suorittaminen painottuu kenttä- tai etätyöhön, on äärimmäisen tärkeää, että viestintä toimii moitteettomasti. Tarkoituksenmukaisella työkalulla voidaan muodostaa ja ylläpitää virtuaalitiimejä ja vahvistaa yhteisöllisyyttä.
  5. Videoita, Videoita ja lisää Videoita: Videoiden avulla voidaan tehostaa oppimista ja vahvistaa opitun sisällön käyttöönottoa työn suorittamisessa. Visuaalinen oppiminen toimii usein paremmin kuin kirjoitetut ohjeet ja kurssit, ja videoita voidaan käyttää monipuolisesti myös sisäisen viestinnän parantamiseen. Tuotteen esittely, työkalun käyttö, palvelutilanteen hoitaminen, sekä toimitusjohtajan tai ryhmänjohtajan viesti tiiminsä jäsenille ovat oivia esimerkkejä videoiden käytöstä. Tärkeintä tässä ei ole videoiden tekninen laatu vaan viesti. Tavallisen älypuhelimen tekniikka on täysin riittävä tähän tarkoitukseen.
  6. Yhteisöllisyys vs. Yksilöllisyys: Sisäisen viestinnän työkalulla täytyy pystyä tuottamaan räätälöityä sisältöä työntekijäkohtaisesti, mutta myös organisaatiotasolla kaikille yhtenäinen sisältö. Yhteisöllinen sisältö kannustaa keskinäiseen yhteistyöhön, työntekijälle kohdennettu henkilökohtainen sisältö taas antaa tietoa hänelle ajankohtaisista asioista.
  7. Rakentuva ja tarvepohjainen tietokeskus: Oikean sisällön löytäminen tarvittaessa lisää työntekijöiden tuottavuutta. Sisäisen viestinnän tulisi myös antaa työntekijöille mahdollisuus tietopohjan rakentamiseen, ja yksi tehokkaimmista tavoista tehdä tämä, on mahdollistaa dynaamisesti ja yhteisöllisesti kysymysten ja vastausten esittäminen. Kysymällä oppiminen on tehokasta, ja kun vastausta pääsee etsimään asian ollessa akuutti, vahvistaa vastauksen löytyminen oikea-aikaisesti vahvistaa. Tietokeskuksen kehittyessä tämä myös poistaa toistuviin kysymyksiin vastaamisen tarpeen.
  8. Pelillistäminen: Organisaatiot käyttävät sisäisessä viestinnässä tulostauluja, pisteitä, merkkejä ja tarroja paitsi palkitsemisessa, myös tervehenkisen kilpailun luomisessa työntekijöilleen. Työntekijää voidaan palkita aktiivisesta osallistumisesta uusien sisältöjen tuottamisessa, ja hänen osallistuessaan esitettyjen kysymysten vastaamiseen. Tämä lisää sitoutumista sekä säästää ryhmänjohtajien aikaa työn ohjaamisessa.

Uskomme, että sisäisessä viestinnässä kannattaa hyödyntää yhteisöllistä osaamista ja sosiaalista oppimista. Vanhakantainen, staattinen intranet ei vastaa tämän päivän työelämän haasteisiin. Ota yhteyttä Sparkworkin tiimiin, ja kerromme mielellämme lisää siitä, miten asiakkaamme ovat hyötyneet yhdistämällä sisäisen viestinnän, tietokeskuksen ja verkkokoulutuksen yhteen yksinkertaistettuun ratkaisuun.