Lähes kaikki työpaikoilla käytettävät tuottavuuden-, viestinnän- ja oppimisenhallintajärjestelmät on luotu työpöydän ääressä työskentelevien työntekijöiden tarpeisiin. Suurin osa fyysisissä tai hajautetuissa tehtävissä päivittäin työskentelevistä työntekijöistä (80 % maailmanlaajuisesti) on jäänyt työpaikkojen digitaalisen vallankumouksen ulkopuolelle. Hajautetuissa tehtävissä työskentelevät esimerkiksi myymäläapulaiset, rakentajat, varastotyöntekijät, sairaanhoitajat ja tarjoilijat. Jokaisella heistä on taskussaan älypuhelin, joten organisaatioilla on erinomainen mahdollisuus uudistaa perehdytykseen, koulutukseen, viestintään ja yrityskulttuurin luomiseen liittyviä toimintatapojaan. Tätä työntekijäryhmää kutsutaan hajautetuksi työvoimaksi, tai joko työpöydättömiksi tai toimistottomiksi työntekijöiksi. Olemassa olevia järjestelmiä ja työkaluja ei saada riittävän hyvin yhdistettyä tähän työvoimaan, kuten alla olevasta kaaviosta näkyy:

Olemme kehittäneet kymmenen sääntöä työpöydättömien työntekijöiden digitalisoimiseksi ja tuottavuuden parantamiseksi:

  1. Aloita perehdytyksestä. Anna työpöydättömille työntekijöille vaiheittainen tarkistuslista heidän perehdytyksestään, ennen kuin he aloittavat yrityksessäsi työskentelyn. Mitä heidän on tehtävä ensimmäisenä työpäivänään? Entä ensimmäisen viikon ja kuukauden aikana?
  2. Luo oppijakeskeistä digitaalista oppimateriaalia, joka on jaettu sopivankokoisiin osiin ja liittyy asiayhteyteen. Lisäksi sen tulee olla helposti sisäistettävää ja itse työhön liittyvää.
  3. Anna mahdollisuus hyödyntää yhteistyön ja sosiaalisten suhteiden voimaa sekä viestinnässä että oppimiskokemuksissa kollegoiden ja esimiehen kanssa.
  4. Ulkoasun tulee olla tutunoloinen ja käyttäjäkeskeinen. Työpöydättömillä työntekijöillä on muita tärkeitä tehtäviä suoritettavanaan, joten heidän ei kuulu haaskata aikaansa uuden ohjelmiston oppimiseen suorittaakseen työtehtäviään.
  5. Tarjoa käyttöön yrityksen sisältö- ja henkilöhakemisto, josta työntekijät voivat tehdä hakuja, ja löytää mitä tahansa sisältöä, tai kenet tahansa henkilön tiedot tekemällä yhden haun puhelimellaan.
  6. Mahdollisuus luoda kollegoiden välisiä tukiryhmiä tai yhteisöjä aiheeseen tai sijaintiin perustuvan viestinnän määrittelemiseksi, jotta sekä viestinnästä että oppimisesta voidaan tehdä asiayhteyteen perustuvaa.
  7. Anna esimiehille ja pääkonttorin henkilökunnalle mahdollisuus lähettää ylhäältä alas suuntautuvia tietoja ja saada kuittaus siitä, että kenttätyöntekijät ovat lukeneet/katsoneet ja ymmärtäneet tiedot. Ylhäältä alas suuntautuvan viestinnän on oltava sekä johdonmukaista, että merkityksellistä sitoutumisen parantamiseksi.
  8. Käytä pelillistäviä elementtejä työntekijöiden sitoutumisen lisäämiseksi. Pelillistävät elementit, kuten tulostaulukko, palkinnot ja tunnustukset työntekijöiden tekemästä työstä ovat osoittautuneet tehokkaiksi keinoiksi sitouttaa työpöydättömiä työntekijöitä.
  9. Tarjoa käyttöön yhtenäinen järjestelmä, ja vähennä integrointien avulla sellaisten ohjelmistojen määrää, joita työntekijöiden on käytettävä erikseen. Voit myös tarjota heidän käyttöönsä ohjelmiston, joka poistaa tarpeen käyttää useita ohjelmistoja. Sparkworkin avulla esimerkiksi hajautettu työvoima ei tarvitse erillistä oppilaitospohjaista oppimisenhallintajärjestelmää (LMS), hienoja yritys- tai kuluttajaviestintätyökaluja (Slack, Yammer, Microsoft Teams, Facebook, WhatsApp) tai liian staattisia intranet-työkaluja (SharePoint). Sparkwork yhdistää nämä kaikki kevyeksi, käyttäjäystävälliseksi ja erityisesti mobiililaitteisiin sopivaksi ohjelmistoksi, joka sopii erinomaisesti hajautetun työvoiman käyttöön.
  10. Tehosta kysymysten voimaa. Kysymykset ja vastaukset ovat eräs parhaista tavoista oppia, viestiä ja varmistaa tietojen sisäistäminen organisaatiossa. Anna työpöydättömille työntekijöille mahdollisuus kysyä kysymyksiä kollegoiltaan, esimiehiltään ja mentoreiltaan tai anna heidän vastata kollegoidensa kysymyksiin ja saada näin tunnustusta. Luo kentältä saatujen, itsestään kehittyvien ja merkityksellisten vastausten ja kysymysten avulla tehokas tietopankki, jota kenttätyöntekijäsi voivat käyttää missä ja milloin tahansa mobiililaitteellaan.

Me Sparkworkilla koemme, että nämä tuottavuuteen liittyvät edut koskivat vielä hiljattain vain toimistossa tai työpöydän ääressä työskenteleviä työntekijöitä. Tämän vuoksi olemme luoneet yksinkertaisen, mutta silti tehokkaan mobiilioptimoidun alustan, jonka avulla kaikki edellä mainitut tavoitteet on mahdollista toteuttaa yksinkertaisella ja kevyellä tavalla. Sen ansiosta hajautettu työvoimasi, ja samalla organisaatiosi, tulee entistä toimintakykyisemmäksi. Sparkwork sopii erittäin hyvin organisaatioille, joiden työntekijöistä suuri osa työskentelee ravintoloissa, hotelleissa, sairaaloissa, hoitokodeissa, tuotannossa, varastoissa, logistiikkatehtävissä ja rakennuksilla.